ارتباطات

ارتباط خارج از سازمان

ارتباط تلفنی با مراجعین
ارتباط حضوری
ارتباط كتبی شهروندان


انتشارات
جزوات داخلی
گزارشات


سمعی و بصری
تبلیغات
عكس
فیلم

اطلاعیه ها
اخبار منطقه
بریده جراید
طرح تکریم ارباب رجوع

صفحه اصلی روابط عمومی

صفحه اصلی سایت

 

 
 

روابط عمومی


« ابلاغ اطلاعات واقعی موسسه به مخاطبین ذیربط و كسب نظریات آنها به منظور ایجاد حسن تفاهم »
روابط عمومی بر شانه راست خود بار اقناع و بر شانه چپ خود ترغیب را حمل می كند كه این دو رسالت عظیم شاخه های هدف نهایی آن كه ایجاد حسن تفاهم است را تشكیل می دهند . یكی از نقشهای مهم روابط عمومی در سازمان تحقق اهداف مصوب موسسه است . از تنظیم و تصویب اهداف و برنامه های مدون و مصوب هر موسسه تا حصول توفیق و كامیابی در تحقق آنها علی القاعده راههای پر پیچ و خم و بعضاً صعب العبور و موانع و حوادث غیر مترقبه و نیز محتمل ، ظهور و بروز میكند كه باید با آنها با شیوه های مطلوب مقابله كرد .
اولین گام : در حركت روابط عمومی اعلام موجودیت و معرفی و شناساندن هویت موسسه و اركان و اهداف آن در حوزه فعالیت است كه بر حسب مورد می تواند از محیط یك اداره كوچك تا وزارتخانه و سطح كشور را شامل شود و بدیهی است در هر درنگ و وقفه ای در اعلام آمادگی و حضور همه جانبه حاصلی چون عقب افتادگی و شبهه انگیزی و حتی ورشكستگی را به بار خواهد آورد .
قدم بعدی : ایجاد ارتباطات گسترده و گفت و شنودهای صمیمانه با كاركنان ، مردم ، متخصصان از طریق طرحهای افكار سنجی و مصاحبه و تشكیل سمینارهای پرمحتوی و غیره ، اطلاعات و نظریات جالب و مهم را جمع آوری كرده به مدیریت انتقال بدهند كه در این رهگذر و در راستای تحقق اهداف موسسه نتایج ذیل بدست می آید :

  • نقاط ضعف اجرایی در زمینه های فنی ، درونی تعلل و ركود و توقف شناخته می شود .

  • دلایل و انگیزه های واقعی بیرونی و درونی تعلل و ركود و توقف شناخته می شود .

  • از وقوع بسیاری از ناهنجاری ها و معضلات محتمل پیشگیری به عمل می آید .

  • غبار فراموشی و انزوا و گمنامی از پیكره موسسه زدوده خواهد شد .

روشهای برقراری ارتباط
1- برقراری ارتباط مردم با سازمان
الف ) تماسهای تلفنی : نصب خط تلفن پیامگیر كه در كلیه ساعت شبانه روز پیامهای مردم را دریافت می نماید و در طول مدت زمان اداری مسئولان امر به پیام های مردم پاسخ می دهند.
ب ) تماسهای حضوری : مراجعه مردم برای راهنمایی خواستن و كسب اطلاعات بیشتر
ج ) ملاقات با شهردار : طراحی فرمهای خاص ملاقات حضوری ( تعیین وقت و پیگیری ملاقات ها تا حصول نتیجه)
د ) مكاتبهای : نامه های ارسالی ارائه شده از طریق صندوق انتقادات و پیشنهادات
2- برقراری ارتباط سازمان با مردم
الف ) پخش اطلاعیه ، تراكت ، بروشور و دفترچه های راهنمای عملكرد واحدها
ب ) پوستر ، پلاكارد ، پانل و بیل برد
ج ) تنظیم پرسشنامه و جمع آوری آن و تنظیم مطالب دریافتی به منظور دست یابی به اطلاعات دقیق تر

ارتباط با رسانه های جمعی
یك روابط عمومی می بایست بیش از همه به اهمیت رسالت خطیر و والای رسانه ها واقف باشد و در ایجاد حسن رابطه با آنها هرگز دریغ نورزد .
تشكیل سمینارها و همایشها
روابط عمومی ضمن اینكه بر حسب مورد تهیه كننده متن و محتوای اصلی برنامه تجمیع یا مطلع از فهرست و موضوعات آن است باید امور ظاهری و حاشیه ای را كه بسیار قابل توجه و ارزشمند است تدارك ببیند وسایل آمد و رفت مدعیون ، ترتیب استقرار آنها در مجلس تعیین استراحتگاه و اقامتگاه احتمالی آنها ، تهیه برنامه هایی آرام بخش و مفرح و هنری برای ساعات به اصطلاح تنفس ، تهیه و نصب پوسترها و اطلاعیه های مناسب در محل تشكیل جلسات و احیاناً كمیته های جنبی ، تهیه و توزیع دقیق فهرست برنامه های اجلاس نظارت در تهیه غذا و آشامیدنی ها ، ایجاد تسهیلات برای خبرنگاران و تصویربرداران ، تهیه جزوات و مقالات و سخنرانیها ، هدایای زیبا و كوچك ، تهیه نصب تابلوهای راهنما در داخل و خارج محوطه .

بریده جراید :
دست یابی به اطلاعات اخبار چه اخبار ارسالی از سازمان به روزنامه و چه اخبار اكتسابی روزنامه ها از عوامل مختلف داخل و خارج سازمان (تهیه گزارش ، مصاحبه و آگهی)

نشریه داخلی :
انتشارات نشریه داخلی اگر با ابتكار و حسن سلیقه و توزیع مرتب انجام بگیرد در تقویت حسن دوستی ، همبستگی و حسن تفاهم بین كاركنان تاثیرات مطلوبی خواهد داشت .

استفاده از كلیه هنرهای انتشاراتی از قبیل :
عكاسی ، فیلمبرداری ، خطاطی ، نقاشی و كاریكاتور ، گرافیك ، امور مطبوعات ، رادیو و تلویزیون تهیه فیلم مستند از سازمان ، اسلاید ، پوستر ، بروشور ، آگهی و موارد مشابه
7- داشتن آرشیو اطلاعات مربوط به سازمان همراه با عكس فیلم و خبر الزامی است .
8- برقراری ارتباط وسایل ارتباط جمعی برای انجام مصاحبه مسئول سازمان با مطبوعات و صدا و سیما
9- تهیه و توزیع و جمع بندی فرم های نظر سنجی در خصوص سنجش افكار عمومی می تواند عملكرد سازمان را به سوی بهتر شدن رهنمون گردد .
10- برپایی نمایشگاه جهت ارائه فعالیت های سازمان به مناسبت های مختلف
11- برپایی جشن و یا مجلس شادی به مناسبت مراسم ملی ، محلی ، مذهبی ، جهانی و منطقه ای
12- دعوت از افراد متشخص و صاحب نام در برخی از مراسم و استفاده از صحبت های آنان در جهت پیشبرد اهداف سازمان
13- اهداء هدایا و جوایز تبلیغاتی در قالب قرعه كشی و یا مسابقات مختلف ( دو میدانی ، دوچرخه ، فوتبال محلات) .