روابط عمومی

ارتباط با روابط عمومی از طریق ایمیل

دنیای ارتباطات
بحثی که امروز در دنیا در مورد ضرورت ارتباطات وجود دارد این است که ارتباطات در واقع مردم جهان را بسیار به یکدیگر نزدیک کرده است و عبارتی را که محقق کانادایی مک لوهان ، در چند سال قبل به کاربرد مبنی بر اینکه دنیا در پرتو ارتباطات به یک دهکده جهانی تبدیل شده است شاید مصداق همین بحث باشد و اگر بخواهیم به این مسئله از بعد سازمانی آن نگاه کنیم بررسی آن بر عهده دستگاههای روابط عمومی است که در واقع پیوند دهنده بین یک سازمان یا جامعه بزرگتر مثلاً کشور است.
کار و فعالیت عمده روابط عمومی این است که بتواند به درستی امکانات و شرایط محیط بیرونی را تشخیص دهد و اینها را با امکانات درون سازمانی پیوند دهد و فرآیند درون سازمانی را تسهیل نماید و در نهایت ارتباط سازمان را با بیرون از آن به درستی برقرار کند. در واقع این قسمت آخر است که شکل عینی کار روابط عمومی است.
وظیفه اصلی روابط عمومی ها ابلاغ اطلاعات واقعی موسسه به مخاطبین ذیربط و کسب نظرات آنها به منظور ایجاد حسن تفاهم است ، روابط عمومی ها بر شانه راست خود بار اقناع و بر شانه چپ خود ترغیب را بر دوش می کشند این دو رسالت عظیم هدف نهائی روابط عمومی را که همان ایجاد حسن تفاهم و نهایتا ایجاد رضایت است را به ارمغان می آورند.
اولین گام در حرکت روابط عمومی اعلام موجودیت ، معرفی و شناساندن هویت موسسه ارگان ، سازمان و ارائه اهداف آن در حوزه فعالیت خویش است که بر حسب مورد می تواند محیط یک اداره تا وزارتخانه را شامل شود و بدیهی است در عصری که همه چیز و همه کس در میدان مسابقه و رقابت قرار دارند و هر درنگ و وقفه ای در اعلام آمادگی و حضور همه جانبه حاصلی جز عقب افتادگی و شبهه انگیزی و حتی ورشکستگی را به بار نخواهد آورد.
قدم بعدی ایجاد ارتباطات گسترده و گفت و شنودهای صمیمانه با کارکنان ، مردم ، متخصصین و کارشناسان از طریق طرحهای افکارسنجی، مصاحبه و تشکیل سمینارهای پرمحتوی است. اطلاعات و نظریات جالب و مهمی که پس از جمع آوری به مدیریت انتقال داده شده تا از این رهگذر بتوان در راستای تحقق اهداف موسسه نتایج ذیل را بدست آورد.

• نقاط ضعف اجرایی در زمینه های فنی و اداری آشکار می شود.

• دلایل و انگیزه های واقعی بیرونی و درونی تعلل ، رکود و توقف شناخته می شود.

• از وقوع بسیاری از ناهنجاریها و معضلات محتمل پیشگیری به عمل می آید.

• غبار فراموشی و انزوا و گمنامی از پیکره موسسه زدوده خواهد شد.

باید دید که روابط عمومی از نظر فعالیت های مدیریتی چه کارهایی را باید انجام دهد. در وهله اول باید توجه داشت که مدیریت هیچ وقت در خلاء انجام نمی گیرد، بلکه همیشه در یک محیط ، فضا ، جو و در یک فرهنگ انجام می شود. بنابر این می توان گفت که : اولین قدمی که هر روابط عمومی باید بردارد ، شناخت محیط است و منظور از شناخت این است که نقاط ضعف سازمانی خود را بشناسد. یکی دیگر از دلایلی که باعث پرداختن به این بحث می شود آن است که روابط عمومی الکترونیک سازمانها را از قید و بند محدودیت های زمانی و مکانی رها ساخته و به توسعه روابط عمومی و در نهایت به توسعه کشور کمک خواهد کرد.
البته نباید از نظر دور داشت که ، بحث آموزش در روابط عمومی آن هم در چنین شرایطی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. برگزاری دوره های آموزشی کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت و همایش های علمی منطقه ای ، ملی و بین المللی با استفاده از حضور اساتید محبوب و موفق در این عرصه می تواند شرایط مساعدتری را برای پذیرش این تغییر و ایجاد انگیزه های بیشتر در مدیران ، دست اندرکاران و متولیان روابط عمومی کشور مهیا نماید ، البته در این حوزه نیز مانند سایر حوزه ها در بهره گیری از تکنولوژی های روز دنیا با تأخیری قابل تأمل نسبت به کشورهای توسعه یافته مواجه هستیم و باید در این مسیر با سرعت گام برداریم. هر چند که اقدامات صورت گرفته در این عرصه مانند برگزاری همایش های بین المللی و پایگاه های تخصصی روابط عمومی را می توان برای شروع حرکت به سمت روابط عمومی مناسب و مفید ارزیابی کرد.
روابط عمومی به عنوان یک علم دارای اصول منطقی ، نظریه ، الگو و معرفت شناسی بوده و از قدرت پیش بینی نتایج و قابلیت تکرار پذیری و ظرفیت بسیار بالا برای سازماندهی روابط اجتماعی و بهبود عملکرد سازمانهای اجتماعی برخوردار است. این توانمندی زمانی قابلیت بروز بیشتری می یابد که نظام های حاکم بر جامعه از یک سیستم باز تبعیت کنند ، در این صورت ، توان و قدرت عمل روابط عمومی به حداکثر می رسد و مدیریت نمادین رفتاری در تعالی بخشیدن به روابط اجتماعی ارتقاء می یابد. روابط عمومی برتر ، نوعی روابط عمومی علمی ، تخصصی و مشتری گراست که تنظیم و تعالی روابط سازمانها با گروههای اجتماعی مرتبط را بهتر مطرح می کند.
هزاره سوم فرصتی است تا روابط عمومی در آرمانی ترین شکل خود امکان پیدا کند ، چرا که روابط عمومی برتر و آرمانی ، باید ارائه کننده بهترین کیفیت از حرفه روابط عمومی باشد ، حرفه ای متکی بر علم ، اخلاق (تقوا) ، تعهد ، مسئولیت ، تفاهم ، تعادل ، کیفیت و همکاری آغاز هزاره سوم فرصتی است که روابط عمومی نهضت بازگشت به خویشتن را در خود شروع کند و به شکلی ظهور یابد که پیشگامان و بنیانگذاران آن می اندیشیدند و با سرشت آن سازگار است. روابط عمومی برتر با ویژگی هایی چون علمی ، انتقادی ، ایده آلی و مدیریتی به مدیریت کیفیت بیش از پیش اهمیت می دهد و دسترسی به آن را در آموزش حرفه ای و عملکرد تخصصی می داند.
روابط عمومی برتر ارتباط تنگاتنگی با پژوهش دارد. این ارتباط در مرحله عمل به گونه ای است که به هیچوجه نمی توان برنامه ای را در روابط عمومی پیدا کرد که مبتنی بر پژوهش نباشد. از سوی دیگر روابط عمومی برتر صرفاً به روش علمی پژوهش توجه دارد و آن را رسماً در فعالیت های روابط عمومی می پذیرد و حتی در ساختار سازمانی خود ، جایگاه خاصی را برای آن منظور می کند.
همچنین گستره ، کاربرد پژوهش در روابط عمومی برتر به گونه ای است که برنامه های روابط عمومی مخاطبان رفتار سازمانی و تحولات محیطی را در بر می گیرد . شاید به همین دلیل است که می توان روابط عمومی برتر را روابط عمومی پژوهش مدار یا تحلیل گرا نیز نام برد و این گرایش باید در فعالیتهای روابط عمومی خود را به وضوح نشان دهد بنابر این می توان گفت پژوهش در روابط عمومی برتر دارای مزیت نسبی بسیار زیادی است . همچنین باید توجه کرد یکی از مهمترین مراحل پژوهش تهیه گزارش نتایج پژوهش است که باید با دقت و صرف وقت کافی گزارش موثری را تهیه کرد.

انواع روابط عمومی
به طور کلی ، اشکال روابط عمومی را از بدو پیدایش تا کنون می توان به شرح زیر مشخص کرد :
۱- روابط عمومی سنتی :
دوره ای که روابط عمومی صرفا در داخل سازمان فعالیت می کند و کاری با محیط خارج از سازمان ندارد و سازمان خود را بی نیاز از ایجاد ارتباط با دنیای بیرونی می داند .
۲- روابط عمومی فنی ( تکنیک گرا ) :
روابط عمومی در این مرحله به تصویر سازی مثبت از سازمان می پردازد و نقش او صرفا فنی است و برای رسیدن به مقصود خود ، از تکنیک های مختلف بهره می برد .
۳- روابط عمومی نامتقارن ( سازمان گرا ):
روابط عمومی در این مرحله ، تسهیل گر تصمیم گیری است و خود در جریان اتخاذ تصمیمات نقش ندارد ، صرفا اهداف سازمان رادر نظر می گیرد و به نتایج فعالیت های خود آگاهی ندارد .
۴- روابط عمومی متقارن :
روابط عمومی در این مرحله ، تکامل بیشتری می یابد و به ماهیت واقعی خود نزدیک می شود و از شیوه هایی بهره می برد که هم منافع سازمان و گروههای مخاطب را تامین می کند و هم آن را در نقش راهبردی متجلی می سازد .
بنابر این مطالعه مراحل شکل گیری و تکامل روابط عمومی موید این است که روابط عمومی در حال حاضر در مسیر تکامل خود گام نهاده و تا حدود قابل توجهی هم رشد کرده است .

جایگاه روابط عمومی ها
بی تردید ارائه الگوی مناسب برای توسعه روابط عمومی در ایران ، مستلزم بررسی و کنکاش در روابط عمومی و بهره مندی از جدید ترین نظریه های آن در جهان است که اگر با تجارب حرفه ای دست اندرکاران روابط عمومی و استفاده از مضامین مربوط به آن در منابع اسلامی و فرهنگ غنی ایرانی همراه شود ، می تواند الگوی ایده ال در ایران به دست بدهد .
این واقعیت از یکسو به عنوان یکی از مسایل روابط عمومی ایجاب می کند تا صاحبنظران با گام گذاردن در راه مفهوم سازی و نظریه پردازی ، نسبت به توسعه ادبیات روابط عمومی تلاش کنند . این تلاش زمانی ضرورت مضاعف پیدا می کند که روابط عمومی در ابتدای قرن بیست و یکم با تغییرات جدیدی روبرو شده و تحولات چندی را تجربه کرده است که شاید مرور آنها و تاکید بر این دگرگونی ها ما را در اتخاذ راهبرد های جدید در روابط عمومی کاربردی در هزاره سوم یاری دهد .
این تحولات باید روابط عمومی را هم در شکل و هم در محتوا متاثر سازد چراکه امروزه دیگر نمی توان آن را صرفا کارشناسان اداری ، تکنیسین ها و یا تسهیل گران ارتباطی دانست ، بلکه آنان ، متخصصان ارتباطی و استراتژیست های سازمان هستند که مسئولیت ایجاد و مدیریت ارتباط استراتژیک را بین سازمان و گروههای مخاطب به عهده دارند. متخصصانی که باید در شکل کارشان نیز ارتقاء ایجاد کنند و با کاستن از فعالیتهایی همچون تولید بریده جراید تاکید افراطی بر توجه به مطبوعات و نصب پوستر ، پلاکارد و... بر تحلیل و تفسیر در فعالیت های روابط عمومی ، حضور و عضویت در گروه تصمیم گیری سازمان تاکید کنند .
 

فعالیت های روابط عمومی شهرداری منطقه ۲۲به قسمت های مختلفی تقسیم می گردد ، از جمله :
روشهای برقراری ارتباط

۱- برقراری ارتباط مردم با سازمان از طریق :

I. تماسهای تلفنی : پاسخگوئی تلفنی به تماسهای شهروندان
II. تماسهای حضوری : پاسخگوئی به مراجعه حضوری مردم برای راهنمائی خواستن و کسب اطلاعات بیشتر به واحد روابط عمومی
III. ملاقات با شهردار منطقه : هماهنگی جهت ملاقات شهروندان با شهردار منطقه ، پیگیری و حل مشکلات مطرح شده توسط آنان
IV. مکاتبات : پیگیری نامه های ارسالی ، ارائه شده از طریق صندوق انتقادات ، پیشنهادات و غیره
V. طرح تکریم : ارائه نقطه نظرات مردم با سازمان از طریق اعلام نظر در فرمهای مخصوص و پیگیری آن توسط واحد مربوطه تا حصول به نتیجه
VI. ایمیل و اینترنت : دریافت پیام های مردمی از طریق ایمیل ، شبکه اینترنت و سایت منطقه (تعامل با واحد اینترنت)

۲- بر قراری ارتباط سازمان با مردم

I. طراحی و چاپ تراکت ، بروشور و دفترچه های راهنمای عملکرد واحدها
II. طراحی و چاپ پوستر ، بنر و بیل برد های اطلاع رسانی
III. نصب اطلاعیه بر روی بردهای منطقه
IV. پلاکارد نویسی در ابعاد و اشکال مختلف
V. نظرسنجی : تنظیم پرسشنامه و جمع آوری آن و تنظیم مطالب دریافتی به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و بکارگیری روشهای صحیح
VI. اینترنت : سایت منطقه با بروز رسانی اطلاعات و اخبار مربوط به منطقه شهروندان را در دسترسی آسان به این اطلاعات یاری می نماید (تعامل با واحد اینترنت).

۳- ارتباط با رسانه های جمعی
روابط عمومی شهرداری منطقه ۲۲ همچون سالهای گذشته با تکیه و تاکید بر اهمیت رسالت خطیر و والای رسانه ها و درراستای ایجاد حسن رابطه با آنها هرگزاز بکارگیری صحیح از این وسایل ارتباطی دریغ نورزند و در زمینه های مختلف اعم از ارسال خبر ، گزارش، هماهنگی جهت برگزاری مصاحبه و ارسال آگهی های مختلف همکاری لازم را با رسانه های مختلف داشته است .
۴- تشکیل سمینار و افتتاحیه ها
روابط عمومی منطقه ۲۲ با برنامه ریزی مناسب و تهیه متن و محتوای اصلی فهرست و موضوعات برنامه مورد نظر جهت تدارک مقدمات کار از جمله : وسایل آمد و شد مدعوین ، ترتیب استقرار آنها در مجلس، تعیین استراحتگاه و اقامتگاه احتمالی آنها ، تهیه برنامه هایی آرامش بخش ، مفرح و هنری برای ساعات به اصطلاح تنفس ، طراحی و چاپ پوسترها، پلاکاردها ، استندها و اطلاعیه های مناسب در محل تشکیل جلسات و احیانا کمیته های جنبی ، تهیه و توزیع دقیق فهرست برنامه ها ، نظارت در تهیه غذا و آشامیدنی های مورد نیاز ، ایجاد تسهیلات برای خبرنگاران و تصویربرداران تهیه جزوات ، مقالات و متون سخنرانی ها و هدایای زیبا و کوچک ، تهیه و نصب تابلو های راهنما در داخل و خارج از محوطه و... از جمله کارهایی است در برگزاری مراسم انجام می شود .
۵- بریده جراید :
دست یابی به اطلاعات اخبار ارسالی از سازمان به روزنامه ها و حتی اخبار منتشر شده توسط روزنامه ها از داخل و خارج سازمان است ( خبر ، گزارش ، مصاحبه و آگهی )
۶- انتشارات :
خطاطی ، نقاشی ، گرافیک ، پوستر ، بروشور ، استند ، بنر و موارد مشابه
۷- آرشیو اطلاعات :
داشتن آرشیو اطلاعات مربوط به سازمان همراه با عکس فیلم و خبر
۸- برقراری ارتباط با رسانه های دیداری و شنیداری :
برقراری ارتباط وسایل ارتباط جمعی برای انجام مصاحبه مسئول سازمان با صدا و سیما ، ارسال اخبار و گزارش وقایع منطقه
۹- افکارسنجی :
تهیه و توزیع و جمع بندی فرم های نظرسنجی در خصوص سنجش افکارعمومی می تواند عملکرد سازمان را به سوی بهتر شدن رهنمون نماید.
۱۰ -بر پائی نمایشگاه :
برپائی نمایشگاه جهت ارائه فعالیت های سازمان به مناسبت های مختلف
۱۱-جشن ها و مراسم :
بر پائی جشن ها و یا مجلس یا مناسبت های ملی ، محلی ، مذهبی ، جهانی و منطقه ای یکی دیگر از فعالیت های روابط عمومی است . همچون تشکیل سمینار ها و برگزاری مراسم افتتاحیه نیاز به انجام مقدمات و کارهای دارد طبق برنامه از قبل تعریف شده به مرحله اجرا گذارده خواهد شد .
۱۲- برگزاری جلسات سخنرانی :
دعوت از افراد متخصص و صاحب نام در برخی از مراسم و استفاده از صحبت های آنان در جهت پیشبرد اهداف سازمان
۱۳-مراسم اهداء هدایا و جوایز :
اهداء هدایا و جوایز که به مناسبت های مختلف برای پرسنل و مسئولین در نظر گرفته شده است .
۱۴- سمعی و بصری :
تهیه عکس و فیلم از مراسم ها ، مناسبت ها و پروژه های مختلف و تهیه فیلم های مستند و آلبوم عکس از فعالیت ها جهت استفاده در پوستر ، بروشور و...

روابط عمومی الکترونیک:
با شروع هزاره سوم ، سازمان ها و جامعه ایران در آستانه ورود به جامعه اطلاعاتی هستند جامعه ای که در آن بر اثر تغییرات و نوآوری های تکنولوژیکی ارتباطات و اطلاع رسانی و ارائه خدمات سرعت بالایی پیدا کرده و این نوآوری ها باعث ایجاد چالش ها و فرصت هایی برای سازمان و بویژه روابط عمومی در خصوص چگونگی ارتباط با محیط و ایفای نقشهای موثر در درون و برون سازمان و ضرورت هماهنگ ساختن سازمان با تغییرات محیطی شده است.
روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید در سازمان حضوری قدرتمند و موثر داشته باشد تا بتواند مدیریت را در تصمیم گیری ها و استراتژی های سازمان در قبال محیط و مخاطبان یاری رساند وی را از اهمیت ارتباط دوسویه با محیط ارزیابی سازمان از نظر مخاطبان ضرورت محوری در سازمان، تطبیق برنامه ها و سیاست های سازمان با گرایش ها و خواسته ها و نیاز مخاطبان آگاه کند.
تحولات ناشی از پیشرفت فن آوری اطلاعات و ارتباطات مفهوم بسیاری از پدیده ها از جمله روابط عمومی را دستخوش دگرگونی ساخته و تأثیرپذیری از فناوری های نوین ارتباطی ، عصر جدیدی را در تاریخ روابط عمومی ایجاد کرده و بستر شکل گیری روابط عمومی الکترونیک را فراهم ساخته است. باید پذیرفت که در شرایط کنونی جامعه ، توسعه روابط عمومی الکترونیک نه تنها یک ضرورت ، بلکه الزام غیرقابل انکار است که خواسته یا ناخواسته باید به سوی آن برویم.
روابط عمومی ها به دلایل مختلف باید بتوانند گام به گام و در عین حال با سرعتی قابل قبول روشهای سنتی را کنار گذاشته و با استفاده از ابزار روابط عمومی الکترونیک وظایف خود را انجام دهند و یا تلفیق سنتی با مدرن را بکار گیرند چرا که مخاطب امروز با مخاطب دیروز متفاوت است مخاطبان امروزی خود به دنبال اطلاعات رفته و منتظر دریافت اطلاعات از دیگران نیستند بنابراین روابط عمومی ها باید بتوانند با استفاده از شیوه های نوین اطلاعات لازم مخاطب را در سریع ترین زمان ممکن در اختیار وی قرار دهند.
حجم وسیع اطلاعات و داده های گسترده که هر روزه نیز بر میزان آن افزوده می شود ، یکی از الزامات حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک محسوب می شود. چراکه روش های سنتی قادر به دسته بندی و ایجاد امکان دسترسی به حجم بالای داده های سازمانهای اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی و خدماتی نیستند و تنها روابط عمومی الکترونیک می تواند با استفاده از فناوری های نوین این علم مشکل را مرتفع کند.
عصر ارتباطات و اطلاعات ، شرایط بین المللی و بهره گیری از رایانه و اینترنت در معاملات بین المللی از دیگر ضرورت های اجتناب ناپذیر پرداختن به روابط عمومی الکترونیک است ، به گونه ای که دیگر نمی توان اطلاعات دنیا را از طریق اینترنت دریافت کرد و با روش های سنتی و معمول به آنها پاسخ داد. در چنین شرایطی تنها از طریق روابط عمومی الکترونیک تعامل با کشورهای دنیا قابل توسعه بوده و می توان به آن عمق بخشید در این جا باید یادآور شد. حرکت آزاد اطلاعات و آگاهی رسانی همگانی و توسعه انسانی قدرت بخشی مردم و مشارکت بیشتر آنها در فرآیند تصمیم سازی ، کاستن از تنش ها و مخاصمه های قومی نوین اطلاعاتی (IT) است.
 

نتیجه گیری
روابط عمومی برتر ارتباط تنگاتنگی با پژوهش دارد . این ارتباط در مرحله عمل ، به گونه ای است که به هیچوجه نمی توان برنامه ای را در روابط عمومی پیدا کرد که مبتنی بر پژوهش نباشد. از سوی دیگر روابط عمومی برتر صرفا به روش علمی پژوهش توجه دارد و آن را رسما در فعالیت های روابط عمومی می پذیرد و حتی در ساختار سازمانی خود ، جایگاه خاصی را برای آن منظور می کند . همچنین گستره کاربرد پژوهش در روابط عمومی برتر به گونه ای است که برنامه های روابط عمومی ، مخاطبان ، رفتار سازمانی و تحولات محیطی را در بر می گیرد ، شاید به همین دلیل است که می توان روابط عمومی برتر را روابط عمومی پژوهش مدار یا تحلیل گرا نیز نام برد و این گرایش باید در فعالیت های روابط عمومی خود را به وضوح نشان دهد . بنابر این می توان گفت پژوهش در روابط عمومی برتر دارای مزیت نسبی بسیار زیاد است .همچنین باید توجه کرد یکی از مهمترین مراحل پژوهش ، تهیه گزارش نتایج پژوهش است که باید با دقت و صرف وقت کافی گزارش موثری را تهیه کرد . تنها در این شرایط است که می توانیم بگوییم روابط عمومی ما به یک روابط عمومی برنامه ریز ، پویا و برتر تبدیل گشته است . امید است و رهنمود های اساتید فن و همراهی مدیران ارشد سازمان بتوانیم روابط عمومی شهرداری منطقه ۲۲ در سال ۸۶ به عنوان یکی از روابط عمومی های برتر شناخته شود .
ضرورت روابط عمومی الکترونیک در منطقه ۲۲
برخی از متخصصان ارتباطات و فناوری اطلاعات روابط عمومی را به عنوان بدنه اصلی و دستگاه ارتباطی و پاسخگوی سازمان به مخاطبان می دانند و معتقدند که نقش به سزائی در تبادل ارتباطات و اطلاعات در درون و بیرون سازمان دارد .
دستیابی روابط عمومی ها به فناوری اطلاعاتی و ارتباطی الکترونیکی روز ، اساسی ترین ابزار برای پیشبرد بر نامه های کوتاه مدت و بلند مدت روابط عمومی به شمار می آید. بر همین اساس ، ایجاد متولی برای گسترش و هدایت اصولی روابط عمومی های نسل جدید ، در استقرار و پیشبرد دولت الکترونیکی e-government در شهرداری ها غیر قابل اجتناب خواهد بود . ما اکنون با نسل جدید روابط عمومی ها مواجه هستیم . نسلی که با گذر از مرحله سنتی ، در عصر اطلاعات به افق های دیجیتالی شدن و آن لاین شدن ۲۴ ساعته می اندیشد. دیگر نباید انتظار داشت که روابط عمومی های سازمان در روز های تعطیل و حتی پس از پایان ساعت اداری آفلاین باشند . سایت های اینترنت و نرم افزار های روابط عمومی هوشمند می توانند با تکنولوژی های OCR همیشه پاسخگوی نیاز های غیر حضور مخاطبان باشند. توجه به نسل جدیدی از روابط عمومی ها ، توجه به عمق تاثیر گذاری این رسانه های سازمانی است .
در حال حاضر اینتر نت در مجموعه روابط عمومی علاوهبه در دسترس قرار داشتن اطلاعات می تواند در زمینه های زیر نیز فعالیت نماید .
۱- بروز رسانی سریعتر اطلاعات منطقه
۲- بروز رسانی اخبار منطقه
۳- اطلاع رسانی دقیق و جامع به شهروندان
۴- تعیین وقت های ملاقات بصورت غیر حضوری
۵- انجام افکار سنجی و نظر سنجی های الکترونیکی
۶- برقراری ارتباط دو سویه با شهروندان در کنترل و هدایت اخبار ، آمار و اطلاعات منطقه